Berikut ini kami akan jelaskan mengapa siklus informasi itu sangat penting (terkait siklus pendapatan)
Siklus pendapatan perawatan kesehatan mencakup “semua fungsi administrasi dan klinis yang berkontribusi pada penangkapan, pengelolaan, dan pengumpulan pendapatan layanan pasien,” menurut Asosiasi Manajemen Keuangan Kesehatan (HFMA). Tetapi siklus secara tradisional mengandung area berbeda yang seringkali berfungsi secara terpisah satu sama lain.
Siklus pendapatan perawatan kesehatan tradisional mencakup dua komponen: front-end dan back-end. Front-end mengelola aspek yang dihadapi pasien, sedangkan back-end menangani manajemen klaim dan penggantian. Setiap komponen mencakup departemen, staf, dan kebijakannya sendiri untuk mendorong pendapatan melalui siklus.
Dalam primer berikut, RevCycleIntelligence.com memeriksa bagian-bagian utama untuk siklus pendapatan kesehatan dan strategi untuk meningkatkan proses depan dan belakang yang mencegah dolar layanan kesehatan mengalir bebas melalui proses tersebut.
SIKLUS PENDAPATAN FRONT-END
Siklus pendapatan kesehatan front-end mewakili wajah rumah sakit atau praktik medis. Ketika seseorang memutuskan untuk mencari layanan dari organisasi layanan kesehatan, ia pertama kali bertemu departemen dan staf yang terkait dengan front-end.
Fungsi ujung depan utama termasuk penjadwalan, pendaftaran pasien, kelayakan dan otorisasi, dan koleksi pasien dimuka.
Organisasi layanan kesehatan bergantung pada pasien yang mencari layanan mereka agar tetap terbuka dan penjadwalan sangat penting untuk memastikan dokter melihat pasien secara konstruktif. Penjadwal di kantor depan harus memesan kunjungan pasien untuk meminimalkan waktu tunggu dan memastikan pasien datang pada waktu yang tepat untuk kebutuhan mereka.
Waktu tunggu yang lama dan akses perawatan yang terbatas dapat membahayakan bisnis. Kepuasan pasien bergantung pada melihat dokter yang tepat pada waktu yang tepat, jelas Ellen Smith, Wakil Presiden Summa Health untuk Pengembangan Bisnis dan Akses.
“Waktu tunggu yang lama juga dapat menciptakan jenis perawatan di luar jaringan,” katanya. "Maka Anda kehilangan koordinasi perawatan dan kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan penyedia perawatan primer yang harus menjadi rumah medis yang berpusat pada pasien untuk individu tersebut."
Penjadwal juga memastikan bahwa tingkat ketidakhadiran pasien tetap rendah. Sebagai bagian dari tanggung jawab mereka, sebagian besar penjadwal menggunakan beberapa metode komunikasi , termasuk panggilan telepon, pesan teks, dan email, untuk mengingatkan pasien tentang janji mereka.
Registrasi pasien dan pemeriksaan kelayakan
Setelah pasien dijadwalkan, siklus pendapatan beralih ke registrasi dan verifikasi kelayakan. Dalam fungsi front-end ini, staf menggunakan EHR atau sistem manajemen praktik untuk mencatat data pasien, termasuk informasi demografi dan asuransi.
Memastikan bahwa staf mengumpulkan informasi yang akurat sebelum seorang pasien berjalan melewati pintu sangat penting untuk membantu aliran pendapatan lancar di seluruh siklus pendapatan, kata Gary Marlow, Wakil Presiden Keuangan di Rumah Sakit Beverly dan Rumah Sakit Addison Gilbert.
"Itu memberikan dasar bagi klaim yang dapat ditagih dan dikumpulkan dengan cara yang seefisien dan seefektif mungkin," katanya. "Hal terakhir yang Anda inginkan adalah mendapatkan pengajuan klaim yang menendang ke arah mereka kemudian harus bekerja melalui institusi."
Staf front-office juga dapat mencegah penolakan klaim di back-end dengan melakukan verifikasi kelayakan dan otorisasi. Untuk memastikan pasien terdaftar dengan benar dan rencana asuransi kesehatan mereka akan mencakup layanan yang diberikan, staf harus mengajukan pertanyaan berikut:
• Apakah pasien dilindungi?
• Apakah pasien ditanggung oleh paket asuransi lain?
• Apakah informasi pendaftaran akurat?
• Berapa jumlah kunjungan maksimum yang diizinkan?
• Bagian berapa dari total biaya yang akan menjadi tanggung jawab keuangan pasien?
Sementara pertanyaan-pertanyaan ini mungkin tampak rutin, survei telah menunjukkan bahwa staf front-end sering gagal memverifikasi informasi. Survei 2015 ClaimRemedi menemukan bahwa sementara 79 persen praktik memeriksa kelayakan pasien, hanya seperempat memverifikasi data selama kunjungan berikutnya.
Akibatnya, masalah kelayakan menjadi daftar teratas alasan umum penolakan klaim, dengan informasi dan layanan pasien yang hilang atau salah menjadi dua dari lima alasan penolakan klaim yang paling, menurut MGMA.
Staf front-end dapat menghindari penolakan klaim pada akhir siklus pendapatan mereka dengan memverifikasi informasi dan melengkapi persyaratan otorisasi sebelumnya . Pembayar semakin meminta penyedia untuk menghubungi kantor mereka sebelum kunjungan pasien untuk memastikan bahwa layanan dapat diganti.
Koleksi pasien dimuka
Komponen kunci lain untuk siklus pendapatan front-end adalah koleksi pasien dimuka. Ketika rencana kesehatan dengan deduksi tinggi meningkat popularitasnya, pasien bertanggung jawab atas sebagian besar biaya perawatan kesehatan.
Namun, rumah sakit hanya memungut tanggung jawab keuangan di kantor mereka atau di dalam organisasi mereka dari 35 persen pasien, hanya 19 persen dari biaya terhutang, sebuah studi Availity 2015 menunjukkan.
Memungkinkan staf front-end untuk mengumpulkan pembayaran dan deductible dapat mengurangi kesulitan pengumpulan pasien di backend, terutama karena tingkat pengumpulan untuk pasien yang memiliki saldo lebih dari $ 5.000 adalah empat kali lebih rendah daripada rekening pasien dengan rencana kesehatan yang dapat dikurangkan rendah.
Cara-cara utama yang dapat digunakan oleh staf front-end untuk meningkatkan koleksi pasien di tempat layanan adalah dengan mengembangkan rencana pembayaran yang memungkinkan pasien melunasi saldo dari waktu ke waktu, menerapkan pembaca kartu kredit di meja depan, dan memberikan perkiraan keuangan kepada pasien sebelum layanan.
SIKLUS PENDAPATAN BACK-END
Setelah penyedia melakukan kunjungan pasien dan melakukan dokumentasi klinis dan tanggung jawab pengkodean, siklus pendapatan berlanjut ke back-end. Sebagai bagian dari back-end, staf manajemen siklus pendapatan terlibat dalam manajemen klaim, penagihan medis, dan pengumpulan tanggung jawab keuangan pasien akhir.
Manajemen klaim
Setelah kunjungan pasien, karyawan back-end melakukan tanggung jawab menangkap biaya. Penangkapan biaya adalah proses menerjemahkan layanan dan waktu dokter menjadi biaya yang dapat ditagih.
Organisasi layanan kesehatan menggunakan chargemaster yang menghubungkan kode klinis dengan harga. Tetapi dokumentasi klinis yang tidak memadai dapat menyebabkan penangkapan biaya yang tidak akurat dan kebocoran pendapatan.
Organisasi seringkali mempekerjakan beberapa anggota staf untuk menandai masalah penangkapan dan menyelesaikan biaya. Namun, dengan menggunakan sistem yang memungut biaya, data penangkapan dapat meningkatkan proses siklus pendapatan back-end, jelas Harriett Johnson, Asisten Direktur Revenue Integrity di Novant Health.
“Mampu melakukan tren data, melakukan percakapan dengan tim klinis kami untuk memahami apa alur kerja mereka, bekerja dengan tim TI kami untuk memahami peluang potensial apa yang kami miliki dalam solusi itu sendiri, dan kemudian memindahkannya ke dalam produksi benar-benar menunjukkan lingkaran penuh tentang bagaimana trending informasi sangat membantu kami, ”katanya.
Dengan kemampuan trending, sistemnya mengidentifikasi peningkatan pendapatan bersih $ 8,5 juta.
Dengan biaya yang dapat ditagih, staf back-end kemudian dapat membuat dan mengajukan klaim kepada pembayar. Dari kode ICD-10 dan Kode Sistem Prosedur Kesehatan Umum (HCPCS) Healthcare ke data pasien dan informasi cakupan kesehatan, staf harus memastikan semua informasi yang diperlukan ada pada klaim sebelum mengirimkannya kepada pembayar.
Staf back-end juga mengelola klaim untuk berbagai pembayar. Web kompleks dari persyaratan pembayar yang berbeda dapat menjadikan pengajuan klaim sebagai tantangan.
Klaim bersih ideal, tetapi seringkali staf harus menggosok kiriman untuk mencegah penolakan. Staf harus memverifikasi dokumentasi klinis dan akurasi penagihan biaya, memastikan informasi pasien dan asuransi kesehatan sudah benar, dan memeriksa apakah ada kode dan pengubah yang tepat.
Tak pelak, bagian klaim akan kembali ke staf back-end sebagai penolakan. Karyawan harus meninjau penolakan dan berupaya untuk memperbaiki klaim untuk mengganti penggantian.
Sekitar 90 persen dari penolakan klaim dapat dicegah dan dapat diperbaiki untuk pembayaran, Dewan Penasihat melaporkan. Namun, lebih dari setengah dari penolakan klaim tidak pernah diajukan kembali ke pembayar.
Tim penagihan medis mungkin tidak memprioritaskan manajemen penolakan klaim karena mereka berfokus pada klaim baru, jelas Michelle Tohill, Direktur Manajemen Siklus Pendapatan di Bonafide Management Systems.
"Jadikan itu prosedur standar bagi tim Anda untuk mengerjakan klaim yang ditolak setiap hari," tulisnya. “Hanya karena suatu klaim ditolak sekali bukan berarti itu akan ditolak secara permanen. Penagih Anda harus dapat melakukan penyesuaian yang diperlukan dan menangkap penggantian dengan perhatian dan ketekunan. "
Untuk klaim yang memenuhi syarat untuk penggantian, staf manajemen siklus pendapatan back-end harus memastikan bahwa pembayar membayar dengan benar organisasi sesuai dengan kontrak mereka.
Manajemen kontrak pembayar adalah fungsi back-end yang penting. Menilai kinerja pembayar dan akurasi pembayaran dapat membantu organisasi menegosiasikan tingkat penggantian yang lebih baik dan meningkatkan kepatuhan penagihan medis.
Penagihan medis dan koleksi pasien
Setelah klaim diputuskan, sisa saldo pada akun pasien harus dikirim ke koleksi. Staf penagihan medis harus membuat dan mengirim tagihan kepada pasien serta bekerja dengan pasien untuk memungut tanggung jawab keuangan penuh.
Koleksi pasien back-end dapat menjadi tantangan besar bagi penyedia. Tidak hanya penyedia hanya berharap untuk mengumpulkan antara 50 dan 70 persen dari saldo pasien setelah kunjungan, sekitar 70 persen penyedia juga menyatakan bahwa dibutuhkan setidaknya satu bulan untuk menerima pembayaran dari pasien mereka.
Penyedia dapat meningkatkan koleksi pasien dengan menawarkan opsi pembayaran elektronik melalui portal pasien mereka.
“Satu hal yang telah kami dengar berulang kali - dan ini adalah anekdot, tetapi mereka anekdot yang banyak muncul dalam percakapan dengan klien dengan adopsi portal tinggi - adalah pasien bahkan tanpa banyak penekanan dari staf praktik sering akan memilih untuk membayar online, ” kata David Clain, Manajer di athenaResearch.
“Dalam banyak kasus, lebih mudah, terutama bagi pasien yang mengerti teknologi, untuk mendapatkan tagihan secara elektronik, online, melihat apa yang mereka berutang, melihat mengapa mereka berutang jumlah itu, dari mana kunjungan itu, dan membayar dengan kartu kredit di sana daripada harus mengirimkan cek melalui pos. ”
Ketika staf back-end mengumpulkan pembayaran dari pembayar dan pasien, mereka menyelesaikan siklus pendapatan perawatan kesehatan dengan memposting pembayaran ke kas pasien dan menutup rekening pasien.
Sementara bagian depan dan belakang menangani bagian yang sangat berbeda dari manajemen siklus pendapatan, memecah silo antara dua komponen dapat meningkatkan kinerja keuangan organisasi, jelas Rebecca Wright, Wakil Presiden Perencanaan Strategis di Iroquois Memorial Hospital di Illinois.
"Hal terbesar yang saya perhatikan adalah - dan bukan hanya di sini, tetapi di mana-mana - seluruh siklus pendapatan, sebelum perubahan yang kita lihat, proses yang sangat tersegmentasi," katanya. “Orang-orang hanya akrab dengan peran mereka apakah itu pendaftaran atau penjadwalan atau penagihan. Mereka hanya mengerti apa peran mereka. "
Akibatnya, staf manajemen siklus pendapatan menderita dari "kurangnya pemahaman tentang apa gambaran besarnya, termasuk bagaimana tanggung jawab pasien dihitung dan apa yang sebenarnya dibutuhkan untuk memproses klaim."
Dengan memupuk kolaborasi antara staf depan dan belakang, manajemen siklus pendapatan menjadi proses yang lebih lancar dan pengumpulan pasien meningkat 300 persen.
Siklus pendapatan Healthcare adalah proses kompleks dalam mengelola pendapatan karena mengalir melalui suatu organisasi. Penggantian dan pembayaran pasien menyentuh banyak departemen. Karenanya, staf siklus pendapatan dari ujung depan dan belakang harus bermitra dan terus berkomunikasi untuk memastikan aliran pendapatan lancar.
Komentar
Posting Komentar